Pembelian dan Prosedurnya

Ketika pertama kali diangkat sebagai purchasing saya sangat senang. Tugas pertama saya adalah membeli kabel untuk dalam ruangan. Saya ingat kalau sahabat saya sejak SMA mempunyai toko elektronik termasuk menjual kabel. Tanpa mengecek harga ditempat lain saya langsung saja membeli kabel tersebut, karena yakin teman saya itu tentu tidak akan menipu saya. Saya percaya dengan dia karena kita sudah berteman sejak SMA. Ketika barang sudah terbeli, General Manager saya marah kepada saya karena harga kabel itu jauh lebih mahal dari toko lain. Sayapun marah kepada teman saya itu dan tidak mau lagi berteman dengan dia. Untung saya tidak dikeluarkan dari pekerjaan atau disuruh mengganti selisih harga kabel. Tapi sejak itu saya selalu tertantang untuk mencari barang dengan harga paling murah dan paling bagus. Sampai akhirnya saya bisa jadi purchasing Manager.

Baru-baru ini keponakan saya yang masih SMA bercerita kalau di sekolahnya sedang ramai. Teman-temannya merasa kesal dengan salah seorang siswa. Keponakan saya yang memang suka futsal berencana membuat kaos team futsal sekolah yang berjumlah sekitar 50 orang dari kelas satu sampai kelas 3. Salah satu dari mereka mengajukan diri untuk mencari dan membuat kaos team sesuai dengan desain yang mereka rancang sendiri. Ketika temannya diberitahu harga kaos itu 200 ribu mereka setuju dan menyerahkan uang tanpa keberatan. Bahkan bergarap segera jadi sehingga bisa dipakai waktu pertandingan dengan sekolah lain. Ketika kaos sudah dibagi dan dibawa pulang dan ditunjukkan ke orang tua masing dan menurut ortu mereka kaos itu terlalu mahal dengan bahan seperti itu. Lalu ramai-ramai mereka mengcek ketempat yang membikin dan tahu kalau memang temannya itu mengambil untung dari pembuatan kaos tersebut.

Apa yang bisa kita petik dari kedua cerita itu sebagai seorang calon entrepreneur. Ketika saya masih awal sebagai seorang pembelian saya tidak mengerti kalau mencari barang harus mengecek atau membandingkan harga minimal tiga tempat. Sedangkan keponakan saya berserta teman-teman tidak menyangka kalau temannya yang membuat kaos itu menjadikan itu sebagai bisnis dan tidak pernah berusaha mencari atau membandingkan harga di tempat lain. Sebagai seorang entrepreneur atau pengusaha kita tidak bisa begitu saja membeli barang tanpa mengerti prosedur pembelian. Sebenarnya apa dan bagaimanakah prosedur pembelian itu?

Definisi Pembelian Menurut Galloway dkk. (2000:31)  yaitu: “The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.

Prinsip Dalam Manajemen Pembelian
Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman seperti yang dikatakan diatas. Prinsip Pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi pembelian atau pengadaan dalam suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:

• The Right Price : Salah satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan. Dalam melakukan pembelian kita harus mencari perbandingan antara suplier satu dengan yang lainnya, atau antara satu toko dengan toko lainnya. Sehingga bisa mendapatkan harga termurah tentunya dengan spesifik barang yang sama.
• The Right Quantity : Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Kita juga harus tahu berapa kebutuhan pembelian kita. Kalau kita beli satu biji dengan membeli jumlah besar tentu akan berbeda. Kalau kaos team futsal Cuma beli satu kita bisa ke toko olahraga biasa tapi kalu kita beli jumlah banyak tentu akan lebih baik kalau kita beli ke pusat grosir yang harganya bisa lebih murah.
• The Right Time : menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut. Kita juga harus bisa memperhitungkan persedian barang kita. Misalnya kalau kita mempunyai toko kita harus bisa memperkirankan kapan harus kulakan barang dan mana yang harus dibeli terlebih dahulu.
• The Right Place : mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. Seperti kasus kaos team futsal keponakan saya kenapa jadi lebih mahal karena temannya itu pesan di Jakarta sehingga ada biaya kirim ke Surabaya. Kadang kita lupa memperhitungkan biaya kirim yang dikeluarkan untuk pembelian sebuah barang.
• The Right Quality :adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.
• The Right Source : mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quality.

Ada beberapa prosedur yang perlu dijalankan bila kita memiliki perusahaan atau usaha dalam melakukan pembelian atau pengadaan barang :

1. Tanda terima dan analisis Daftar Permintaan Pembelian (Purchase Request – PR)
2. Pemilihan sumber persediaan yang potensial (mencari dan memilih penjual barang yang dibutuhkan, minimal 3 Penjual)
3. Pengajuan Permintaan Penawaran Harga
4. Pemilihan Sumber yang Tepat (dari ketiga penawaran itu mana yang paling murah, paling bagus barangnya, paling cepat pengiriman barangnya)
5. Penetapan Harga yang Tepat ( diantara 3 penjual itu mana harganya yang sesuai dengan budget kita, apakah ada discount khusus, cara pembayarannya bagaimana? Bisa kredit atau tunai)
6. Pengeluaran Pesanan Pembelian ( Purchase Order – PO )
7. Analisis Laporan Penerimaan dan Persetujuan Faktur Penjaja/Vendor bagi pembayaran.

Fungsi pembelian dikatakan sebagai fungsi strategis dalam perusahaan, karena merupakan fungsi vital dalam suatu perusahaan atau usaha ritel. Dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan. Bila kita membeli barang atau kulakan barang terlalu mahal maka kita akan susah untuk menjualnya kembali karena harga akan jadi sangat mahal dan tidak terbeli oleh konsumen.