Sukses Menjadi Event Organizer

Sebuah acara agar bisa berjalan dengan baik dan menjadi menarik dibutuhkan pengorganisasian, untuk itu butuh Event Organizer. Jasa Event Organizer merupakan salah satu peluang usaha yang bisa ditekuni. Apa saja dan bagaimana menjadi EO (Event Organizer) yang sukses? Apa yang perlu diketahui agar bisa menjadi EO yang sukses.

Ada beberapa jenis event yang perlu kita ketahui terlebih dahulu. Saya mengkategorikannya menjadi dua, yaitu event yang bersifat untuk pribadi dan yang bersifat untuk umum. Event yang bersifat pribadi ialah untuk kalangan sendiri atau kepentingan pribadi dan pengunjungnya orang yang dikenal. Sedangkan Event yang bersifat Umum adalah untuk masyarakat luas sesuai dengan target market.

Jenis-jenis Event antara lain:

Ulang Tahun

Ketika orang mengadakan Pesta Ulang tahun mereka pasti ingin menjadikan sesuatu yang tak terlupakan. Pesta ulang tahun dengan tema yang unik dan menarik  akan menjadi daya tarik yang tak terlupakan. Tugas EO membantu klien untuk menyiapkan tema atau memberikan ide tema agar menyenangkan. Misal : Ulang tahun anak-anak dengan tema Transformer maka dibuat kue tart dan dekorasi transformer. Atau ulang tahun 17 dengan tema Greese atau Fairy tale. Ulang tahun bisa anak2 sampai orang tua atau bisa juga ulang tahun perusahaan.

Pesta Perkawinan

EO untuk Pesta Perkawinan biasanya dikenal dengan Wedding Planner atau Wedding Organizer. Tugas Eo membantu merencanakan pesta perkawinan itu menjadi sesuatu yang tak terlupakan seumur hidup. Kita harus tahu keinginan klien dan menggunakan adat apa? Adat Jawa, Sunda, Batak atau Adat Tionghoa. atau pasangan yang menikah ingin menggunakan tema tertentu atau dari film. WP membantu merancang acara ini, mulai dari kartu undangan, dekorasi, catering, souvenir, pakaian pengantin, pagar ayu, acara. Semua direncanakan detail dan matang.

Pertemuan Keluarga/Gathering

Acara Pertemuan keluarga besar atau Acara Gathering perusahaan. Bagaimana mengemas acara pertemuan keluarga ini agar menjadi sesuatu yang menyenangkan dan tidak membosankan. EO akan membantu menyusun acara, mencari MC atau memikirkan game-game pada acara itu.

Launching New Product/Brand Activation

Peluncuran sebuah produk baru membutuhkan penanganan yang profesional karena itu menyangkut sebuah brand. Bila ditangani dengan asal-asalan maka akan menjatuhkan produk tersbut. Seorang EO harus tahu harapan sasaran yang ingin dicapai selain memperkenalkan produk tersbut. EO harus bisa bekerja sama dengan pihak perusahaan untuk menentukan  tanggal, dan lokasi agar acara tersebut ramai dan sukses. Strategi dan pemasarannya harus dipikirkan dan dirancang dengan tepat agar produk tersebut menjadi dikenal masyarakat dan bisa menjadi trend terbaru.  EO membantu memikirkan acaranya, apakah akan ada game, hadiah, doorprize, souvenir, dummy, maskot, seragam spg atau panitia, dan artis siapa yang akan memeriahkan acara tersebut. Apakah ada diskon untuk pembelian produk. Contoh Launching produk HP, Motor, Mobil, Ice cream Magnum, rokok. 

Seminar Motivasi/Training/Outbound

Penyelenggaraan seminar, pelatihan, outbound bisa ditujukan untuk umum atau sesuai kebutuhan, misalnya untuk perusahaan-perusahaan yang ingin membekali karyawan dengan keterampilan khusus. Bila pelatihan atau seminar untuk umum,  EO akan memikirkan topik apa yang akan dijual, siapa pembicaranya, kapan pelaksanaannya dan berapa hari?, menyiapkan materi, menyewa tempat, termasuk coffee break dan makananya, backdrop, banner, promosi.   

Pameran/Expo/Sunday Market/Basha

Pameran dagang yang memasarkan produk tertentu. Produk bisa meliputi makanan, pakaian, buku, properti, wedding, kesehatan, dan sebagainya. Tugas EO merancang event dan tema, menyediakan tempat dan stand, mencari tenant, memikirkan hiburannya, promosi, dan semua yang berhubungan dengan pameran tersbut.

Musik dan hiburan

Konser musik atau festival musik mempunyai penggemar yang cukup banyak. Konser musik artis nasionalataupun International sudah sering dilakukan di Indonesia. Mulai dari Slank sampai Lady Gaga. Semakin besar Eonya semakin Top artis yang didatangkan dan semakin rumit perencanaannya. Karena EO juga harus mencari media partner dan sponsor yang kompeten agar acaranya bisa sukses dan bisa mentutup semua pengeluaran dan meraih keuntungan.

Seni dan Budaya

Acara budaya dan Seni, seperti festival kebudayaan atau pementasan seni saat ini berkembang pesat. Festival Seni atau kebudayaan bisa menjadi  sesuatu yang sangat menarik bila dikemas dengan baik. Bahkan bisa mengangkat nama suatu daerah. Misalnya Jember Fashion Carnaval yang sekarang ini menjadi salah satu event yang menarik perhatian dunia. Atau Ubud Writer Festifal yang diikuti oleh penulis-penulis ternama dunia.

Apa yang harus disiapkan agar Event kita berjalan dengan baik dan sukses? Beberapa hal dibawah ini yang bisa jadi bahan acuan untuk melaksanakan sebuah event.

Identify Your Objective or Goal

Langkah pertama dan yang paling penting dalam merencanakan acara agar sukses adalah Kenapa Anda ingin membuat Event ini? Anda perlu menetapkan tujuan yang bermakna, dan menggunakannya untuk memandu keputusan Anda. Apa tujuan acara ini? Apakah Anda ingin acara "terima kasih" kepada pelanggan? Mendidik klien potensial atau pemasok tentang organisasi Anda? Membangun hubungan dengan pelanggan yang sudah ada? Menarik klien baru? Menciptakan buzz tentang produk baru? Jaringan dengan pakar industri? Atau melatih tim Anda? Acara rutin tahunan?  

Dengan mengetahui tujuannya akan memudah kita untuk membuat proposal dan mencari sponsor yang tepat. Seperti Bromo Jazz dibuat dengan tujuan meningkatkan atau menarik wisatawan untuk datang ke Bromo. Karena sepinya wisatawan yang ke Bromo dan menurunya sumber penghidupan dari sektor wisata di Bromo.

  

Identify Your Target Market

Tentukan siapa peserta atau pengunjung yang ingin dituju atau diharapkan datang ke acara kita. Tanpa menentukan sasaran peserta yang akan hadir, akan membuat kegiatan ini menjadi kurang maksimal. Siapa target Market kita? Apakah dari kalangan menengah ke atas atau ke bawah? Misal Kita mengadakan Basha yang menjual makanan dengan harga mahal lalu kita memilih lokasi di pantai kenjeran tentu tidak akan ada yang membeli. Atau kita mengadakan konser Rock tapi kita promosi di penggemar dangdut tentu akan mubasir.

Choose a Time and Venue

Pemilihan Waktu dan lokasi sangatlah penting karena ini akan memiliki dampak besar pada berapa banyak orang  yang akan hadir. Bila Anda memilih tempat, lihat pilihan dari perspektif pengunjung yang akan datang. Pastikan bahwa lokasi aman dan nyaman, dengan fasilitas parkir dan akses yang baik, untuk mendorong orang hadir ke acara tersebut. Apakah tempat sesuai dengan target market?

Pastikan bahwa Anda memiliki beberapa pilihan tanggal dan waktu, sehingga Anda memiliki alternatif jika pilihan pertama Anda tidak tersedia. Hindari libur keagamaan, dan periksa bahwa tidak ada peristiwa besar lainnya (seperti kejuaraan olahraga atau konferensi pesaing) dijadwalkan untuk hari yang sama. Apakah acara anda indoor atau outdoor? Apakah sedang musim panas atau musim hujan? Kalau musim hujan apakah perlu disediakan tenda?

Make a to do list and Round down

Menyusun jadwal kegiatan berarti menjadwalkan semua hal yang ada di daftar rencana Anda. Jadwal atau timeline dibuat beberapa bulan sebelum acara hari H. Kapan harus mulai memesan tempat, Kapan mulai mencari sponsor, mengontak artis, membuat perlengkapan atau merchandize dan lain sebagainya. Tanpa panduan jadwal kegiatan yang jelas, waktu dapat berlalu begitu saja dan kita akan lupa harus melakukan apa. Sehingga semua acara akan menjadi berantakan.

Buat anggaran belanja

Membuat Budget atau Anggaran adalah hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Jika hanya sekedar membuat anggaran, semua tentu bisa. Membuat Anggaran adalah bagian terpenting karena dengan begitu kita akan tahu beberapa perkiraan uang yang akan dikeluarkan dan berapa sponsor yang akan dicari? Semakin besar acaranya semakin besar biaya yang harus dikeluarkan dan kita harus semakin teliti dalam mebuat anggarannya. Karena bila kita salah maka event kita akan merugi.

IJIN

Apakah acara yang akan dibuat memerlukan ijin? Ijin dari kepolisian atau penguasa setempat. Apakah kita memerlukan pengamanan atau pengawalan dari kepolisian? Bila Event berskala International yang mendatangkan orang asing memerlukan surat dari kementrian luar negeri dan kedutaan besar

Sponsor atau Penyandang Dana

Sponsor bisa menjadi pendukung kesuksesan acara kita. Bila acara kita yang bersifat umum tentu kita memerlukan sponsor. Carilah sponsor yang tepat untuk acara kita. Apakah ada perusahaan yang ingin menjadi sponsor tunggal yang membiayai seluruh acara. Dalam mencari sponsor, carilah sponsor lebih banyak dari jumlah yang dibutuhkan. Misalkan diperkirakan, sponsor yang dibutuhkan hanya 10, Anda harus mencari lebih dari 10. Sponsor yang dibutuhkan tersebut belum tentu semuanya akan menyetujui dan bersedia berpartisipasi. Lebih baik lagi, jika yang dibutuhkan adalah 10 sponsor, carilah 100 sponsor. Jangan lupa gunakan proposal yang menarik karena tentunya ada ribuan proposal lain yang menjadi pesaing Anda

Komunikasi dengan media/Pers Release

Usahakan kegiatan yang akan Anda adakan diliput oleh media. Oleh karena itu adakan jumpa pers dengan mengundang semua wartawan untuk meliput acara itu. Peran media sangat besar untuk menyebarkan informasi pada masyarakat. Atau bisa mengajak kerjasama dengan koran lokal atau nasional atau bisa juga dengan radio setempat sehingga Acara ini bisa dipublikasikan dengan gratis. Atau kalau Anda mempunyai budget lebih bisa dengan memasang iklan di koran.

Iklan di jejaring sosial

Maraknya Facebook, Twitter, Path, Instagram, youtube dan lain sebagainya bisa menjadi salah satu sarana promosi yang efektif. Apalagi Indonesia adalah pengguna Facebook terbanyak. Anda bisa memulai membuat fan page dan memuat berita atau cerita yang berhubungan dengan acara tersebut. Gunakan #hastag untuk twitter dan lakukan terus menerus sehingga menjadi trending topic. Ini adalah salah satu promosi yang urah dan lumayan efektif untuk menggenjot popularitas acara kita. Atau bisa juga membuat video promosi yang dipasang di youtube sehingga bisa di share kemana-mana.

Tim jejaring sosial

Jejaring sosial akan efektif bila ada orang atau tim khusus yang menanganinya. Karena dengan begitu akan optimal hasilnya. Sehingga setiap hari ada yang mengupdate atau meng twit tentang acara. Kita bisa memasang foto, poster dan share acara kita atau menjawab pertanyaan bila ada yang komentar.

Penjualan Tiket/Pendaftaran Online

Dengan era internet yang sudah makin menyebar dan hampir semua orang menggunakan smart phone, maka pendaftaran atau penjualan tiket online sangat diperlukan. Dengan menerima pembelian atau pendaftaran online maka kita akan bisa memprediksi jumlah peserta atau pengunjung yang akan datang. Selain itu kita juga bisa mendapatkan uang kontan terlebih dahulu. Kita juga bisa membuat program early bird atau pembelian paket tiket. Misalnya beli 5 gratis satu atau memberikan diskon atau potongan harga sebelum tanggal yang ditentukan.

Team work and Communication

Dalam mengerjakan Event kita tidak mengerjakan sendirian karena itu kita membutuhkan team untuk mengerjakannya. Apalagi bila event yang akan dikerjakan itu event besar maka team yang diperlukan juga semakin banyak. Selain itu juga harus ada komunikasi dalam team work sehingga tahu setiap perkembangan yang terjadi. Begitupula dengan pendelegasian pekerjaaan. Dalam mendelegasikan pekerjaan harus jelas dan tercatat. Usahakan selalu ada briefing antar kepala divisi sehingga tahu perkembangannya.

Be flexible and be ready

Dalam mengerjakan event kita harus selalu bisa melakukan atau memikirkan apapun, kita harus bisa melihat big picture dan juga detail. Kita harus bisa fleksible dalam menghadapi setiap masalah dan selalu mempunyai rencana cadangan bila terjadi sesuatu. Kita harus bisa selalu tenang, tidak mudah panik dalam menghadapi suatu masalah tetapi bisa mencari solusi. Selain itu kita juga harus bisa realistis apakah event kita itu bisa dilanjutkan atau tidak kalau tidak apa solusinya? Contoh event yang gagal dilaksanakan adalah konser Lady Gaga yang karena banyak tentangan dari ormas tertentu.


contoh event festival yang selalu mengundang orang untuk kembali datang

Jember Fashion Carnival

Jazz Gunung Bromo

Ubud Writer Festival